Aufbewahrungsübersicht

Anfragen ohne Mandat

Anfrage-, Dokument- und abgebrochene Formulardaten werden gelöscht, sobald die Prüfung abgeschlossen ist und sie nicht mehr zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich sind. Ein erforderlicher Minimaldatensatz kann insbesondere für eine Konfliktprüfung gesperrt aufbewahrt und regelmäßig auf seine weitere Erforderlichkeit geprüft werden.

KI-verarbeitete Eingaben und Ergebnisse werden nach denselben Kriterien gelöscht wie die zugehörige Anfrage oder Mandatsakte.

Mandatsakten

Mandatsakten bewahren wir grundsätzlich sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres auf, in dem das Mandat beendet wurde (§ 50 Abs. 1 BRAO). Für Handels- und Steuerunterlagen gelten je nach Unterlagenart insbesondere Aufbewahrungsfristen von acht Jahren für Buchungsbelege sowie zehn Jahren für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse und Organisationsunterlagen; Geschäftsbriefe werden grundsätzlich sechs Jahre aufbewahrt (§ 257 HGB, § 147 AO). Soweit das Geldwäschegesetz anwendbar ist, werden die dort genannten Aufzeichnungen grundsätzlich fünf Jahre aufbewahrt (§ 8 GwG). Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit sie im Einzelfall gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung konkreter Rechtsansprüche erforderlich ist. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

Kommunikation

Fallbezogene E-Mails und Anhänge folgen den Fristen der zugehörigen Anfrage oder Mandatsakte. Voicemail- und Verbindungsdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für Kommunikation, gesetzliche Pflichten oder nach den vertraglichen Vorgaben erforderlich ist; übernommene Inhalte folgen der Anfrage oder Mandatsakte. Technische Zustell- und Sperrdaten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für Betrieb, Nachweis, gesetzliche Pflichten oder die Beachtung eines Widerspruchs erforderlich ist.

Reichweiten- und Zuordnungsdaten

Eigene zusammengefasste Reichweiten- und Betriebsdaten werden nach 90 Tagen gelöscht. Zuordnungsdaten für Kampagnen werden nach Ablauf der festgelegten Auswertungsfrist, regelmäßig nach 90 Tagen, auf ihre weitere Erforderlichkeit geprüft und gelöscht, wenn kein fortbestehender Nachweis-, Abrechnungs- oder Rechtsanspruchsgrund besteht. Browserablagen und Anbieterfristen stehen in der Cookie- und Speicherübersicht beziehungsweise der Anbieterübersicht.

Geschäftspartner und Dritte

Daten von Kooperationspartnern, Dienstleistern und Behörden werden für die Dauer der jeweiligen Geschäfts- oder Mandatsbeziehung und anschließend entsprechend den einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

Einschränkungen

Auskunft darf nur verweigert werden, soweit dadurch Informationen offengelegt würden, die nach einer Rechtsvorschrift oder ihrem Wesen nach geheim gehalten werden müssen (§ 29 BDSG). Eine Löschung kann insbesondere ausgeschlossen sein, solange gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen oder die Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden (Art. 17 Abs. 3 DSGVO).